O crescimento da Internet trouxe uma explosão de técnicas para comunicação e colaboração, desde conferências pela Web até a troca de mensagens instantâneas. Devido ao fato de as informações estarem disponíveis a um grupo maior de pessoas, encontrar e estabelecer conexões com especialistas nos diversos assuntos são etapas fundamentais para o sucesso da colaboração.
Sistemas Colaborativos são ferramentas de software utilizadas em redes
de computadores para facilitar a execução de trabalhos em grupos. Essas
ferramentas devem ser especializadas o bastante, a fim de oferecer aos
seus usuários formas de interação, facilitando o controle, a
coordenação, a colaboração e a comunicação entre as partes envolvidas
que compõe o grupo, tanto no mesmo local, como em locais
geograficamente diferentes.
Muitas empresas são prejudicadas por antigos conceitos de colaboração. Alguns funcionários podem, por exemplo, considerar a colaboração como um trabalho adicional. Entretanto, para o profissional inovador, a colaboração significa tudo para seu trabalho. O modo antigo estabelecia que o conteúdo tinha dono e devia ser protegido. No modo atual, o conteúdo é desenvolvido através da participação. Ele está em constante mudança, tendo seu contexto alavancado para criar oportunidades através da contínua colaboração.
Ferramentas de suporte à colaboração são um importante passo inicial na direção de uma colaboração inovadora: é a unificação das comunicações. Isso é a base da interação colaborativa. Os recursos tecnológicos para convergência de voz, vídeo e dados através de redes IP (Internet Protocol) viabilizam a colaboração corporativa — aprimorando a eficiência e a produtividade dos funcionários e criando processos flexíveis e inovadores. A disponibilização de comunicações unificadas torna mais fácil para as empresas Implementarem novas ferramentas de colaboração. Ferramentas que podem ajudar os usuários a se expressarem e ajudá-los a encontrar comunidades com o mesmo pensamento. Isso pode transformar a Web em uma plataforma de trabalho.
Segue abaixo algumas taxionomias para Sistemas Colaborativos, segundo Coleman, David (1997):
- Sistemas colaborativos de gerenciamento de conteúdo: ferramentas para publicação automatizada com a participação de diversas pessoas e grupos na elaboração do conteúdo;
- Sistemas colaborativos de gestão do conhecimento: ferramentas de armazenamento, indexação, avaliação e distribuição de conhecimento tácito e explicito;
- Real Time Collaboration Tools (RTC) (áudio/vídeo/data conferencing): ferramentas de colaboração síncronas que usam áudio, vídeo e dados;
- Virtual Team Tools (DPM, virtual team and process-oriented tools): ferramentas para grupos de trabalho. Dividem-se em três classes: Gerenciamento distribuído de projetos, Local de trabalho virtual e Processos e workflow;
- CRM Colaborativo (customer resource management) (CRM): ferramentas para auxilio a processos de venda e atendimento a clientes;
- Portais e Comunidades On-line: ferramentas para comunidade virtuais para troca de informações e ideias;
- Ferramentas e infra-estrutura para colaboração Wireless: ferramentas para mensagens em dispositivos wireless. Normalmente se integram com as demais soluções de colaboração.
As principais finalidades de um sistema colaborativo podem ter as seguintes definições:
- Gerenciamento e coordenação do trabalho em equipe dos manipuladores dos dados e conhecimento;
- Integração do trabalho dos manipuladores da informação em todos os níveis e funções da organização, conforme a customização e distribuição definida pelo usuário;
- Integração da organização com o meio externo, como: clientes, fornecedores, órgãos governamentais públicos e regulamentadores, etc;
- Gerenciamento, criação, armazenamento, recuperação e disseminação de documentos;
- Definição da programação de tarefas/compromissos para indivíduos e grupos;
- Facilitar a comunicação de voz e dados para indivíduos internos e externos a organização;
- Gerenciamento de contatos e relacionamentos internos/externos e das informações sobre usuários, clientes e fornecedores.
Funcionalidades de um Sistema Colaborativo:
- Agenda
- Repositório de documentos
- Áudio e Vídeo Conferência
- Reuniões Virtuais
- Suporte a decisão
- Fóruns de discussão
- Bate papo
- Correio Eletrônico
- CO – Autoria de documentos
- Fluxo de Trabalho (WorkFlow)
- Geradores de Formulários
Exemplos de ferramentas colaborativas: Yammer (https://www.yammer.com/) e o Wiki de empresa.
As
ferramentas de software que ampliam a colaboração empresarial são:
Ferramentas de Comunicação Eletrônica: Abrangem o correio eletrônico, o correio de voz, o envio de fax, a publicação na Web, sistemas de comunicação de dados, os pagers, e os sistemas de telefonia pela Internet. Essas ferramentas possibilitam o envio eletrônico de mensagens, documentos e arquivos de dados, texto, voz, ou multimídia em redes de computadores. Isso ajuda a compartilhar tudo: de voz e mensagens de textos a cópias de documentos de projeto e arquivos de dados, com seus colegas de equipe, onde quer que eles estejam;
Ferramentas de Conferência Eletrônica: Ajudam as pessoas a se comunicar e a colaborar enquanto trabalham juntas. Os membros de equipes e de grupos de trabalho em diferentes locais podem trocar ideias, ao mesmo tempo ou em momentos diferentes, graças a uma variedade de métodos de conferência. As opções de conferência eletrônica também incluem sistemas eletrônicos de reunião, no qual os membros de uma equipe podem encontrar-se num mesmo tempo e lugar num ambiente de sala de decisões. Entre as ferramentas de conferência eletrônica encontramos:
• Conferência por dados e voz;
• Videoconferência;
• Sistemas de bate-papo;
• Fóruns de discussão;
• Sistemas de reunião eletrônica;
Ferramentas de Administração do Trabalho em Colaboração: Ajudam as pessoas a executar ou a controlar atividades do trabalho do grupo. Essa categoria inclui:
• Ferramentas de agendamento e programação;
• Gerenciamento de atividades e projetos;
• Sistemas de fluxo de trabalho;
• Ferramentas de gerenciamento do conhecimento.
Referências:
- http://www.slideshare.net/fafanet/tcc-francisco-dokuwikicc
- http://imasters.com.br/artigo/4655/gerencia-de-ti/sistemas-colaborativos-conceito-caracteristicasdes-e-funcionalidades/
- https://products.office.com/pt-br/business/enterprise-productivity-tools
- https://www.ibm.com/br/services/cio/pdf/Colaboracao.pdf
- http://revista.acbsc.org.br/racb/article/view/681
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